2008年6月16日月曜日

株主総会の受付業務フロー

仕事がひと段落着いたので、久しぶりに更新。 今回はとりあえず、この前作成した「株主総会の受付業務フロー」を掲載しておこう。受付事務の仕事も楽ではない。


■株主総会の受付業務フロー

担当3名(受付係A受付係B集計係

まず株主への挨拶
「おはようございます」
(受付での第一印象が会社の印象に)

議決権行使書用紙の提示を依頼
「議決権行使書はお持ちでしょうか」


※提示のあった場合・・・<受付係A>が対応

受付で以下の点をチェック
・会社名は合っているか
・本年度の議決権行使書か
・議決権の数の印字はあるか(「ご参考」と標記されている場合もある)
・「インターネットにより既に議決権行使を行った」旨の申出があれば、朱字で「提出済」と議決権行使書用紙に記入する
・法人株主より「委任状」「職務代行通知書」の交付があれば受け取る

「ご出席票」の交付
・「ご出席票(控)」を千切った後、「ご出席票」を交付
・「招集通知」を要望された場合「招集通知」を交付

受付後の処理
・議決権行使書用紙(株主総会出席票)の左上に「ご出席票(控)」をホッチキスで貼り付ける
・ある程度集まった時点で集計係に渡しに行く


※提示のなかった場合・・・<受付係B>が対応

「株主総会出席票」の記入を依頼
・「株主名」「住所」「議決権行使書の提出・未提出」を確認
・「インターネットにより既に議決権行使を行った」旨の申出があれば、「議決権行使書の提出・未提出」の欄の「提出済」にチェックして頂く
・法人株主より「委任状」「職務代行通知書」の交付があれば受け取る

株主名簿との突合せ
・株主名簿に記載があれば、「株主総会出席票」に「株主番号」及び「議決権個数」を記入する

「ご出席票」の交付
・「ご出席票(控)」を千切った後、「ご出席票」を交付
・「招集通知」を要望された場合「招集通知」を交付

受付後の処理
・議決権行使書用紙(株主総会出席票)の左上に「ご出席票(控)」をホッチキスで貼り付ける
・ある程度集まった時点で集計係に渡しに行く


■異例事態への対応例
(※会社によって対応は異なるため、事前の取り決めが必要)

1.同一名義の議決権行使書用紙を複数持参した場合(新旧住所等)
持参された議決権行使書用紙全部を有効なものとして受付する。但し、「ご出席票」の交付は一枚とし、議決権行使書用紙は重ねて「ご出席票(控)」をホッチキスで貼り付ける。


2.一人の株主が個人名義のものを複数持参した場合(家族名義等)
本人分はどれかを確認し、持参した本人分のみ有効なものとして受付する。他人分は集計には加えないため、他人名義の議決権行使書用紙も一緒に預かり、本人分の議決権行使書用紙に「本人分」と朱書きし、その下に本人分以外を重ねてホッチキスで貼り付ける。


3.一人の株主が、法人名義と個人名義(法人の代表者と同一)を持参した場合
持参された議決権行使書用紙を全て有効なものとして受付する。但し、「ご出席票」の交付は一枚とし、議決権行使書用紙を重ねて「ご出席票(控)」をホッチキスで貼り付ける。


4.一枚の持参で複数の入場を要求された場合(家族を連れてきた等)
株主本人のみ入場を認め、株主ではない同伴者の総会会場への入場は断るのが原則。 (認めている会社もある)


5.持参者が「自分は株主ではなく代理人である」との申告をした場合(家族名義等)
会社定款で出席者は代理人であっても株主に限られていることを説明し、総会会場への入場は断るのが原則。 (但し認めている会社もある)

【注:株主でない旨の申告をしない人の取り扱い】
原則として議決権行使書用紙の持参者を真正な株主とみなして取り扱う。たとえ女性名の議決権行使書を男性が持参した場合でも、持参人を本人とみなして取り扱う。 (但し認めていない会社もある)


6.法人株主名義の議決権行使書を、その会社の社員が持参した場合
原則、法人株主の議決権行使書用紙を持参した人は、会社を代表して来場したものとして取り扱い、本人出席として集計する。


7.「インターネット開示事項を印刷したものがほしい」との申出があった場合
株主総会で株主に提供される一部の書類は、インターネットで開示することにより、株主に提供したものとみなされる。よって株主には、「インターネットで開示することにより、株主様に提供したものとみなされ、法律上改めて配付する必要はございませんので、本日はご用意いたしておりません。」という旨を伝える。


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